Передача дел при увольнении сотрудника

Передача дел при увольнении сотрудника

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии. Проверка документации Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Учимся принимать дела и документы


Соответственно рекомендуется в локальных нормативных актах предусматривать порядок передачи дел максимально подробно. Способы передачи дел и их оформление в кадровом делопроизводстве обусловлено рядом проблем, которые возникают на практике.

Одной из таких проблем является «пересечение» старого и нового сотрудника, в штатном расписании имеется одна штатная единица по определенной должности, и принять, пусть даже на короткий срок, одновременно старого и нового работника по одной должности для передачи дел нельзя. Существует несколько вариантов законного оформления передачи дел, а именно: 1.

Передача дел вышестоящему работнику (Генеральному директору, руководителю отдела или иному) и последующая передача дел принявшим их работником новому работнику при его выходе на работу.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы. 2. Проверяем оформление документов.

Как передать дела при увольнении


Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством.
Что делать в такой ситуации новому работнику? Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).
Обратите внимание.

Передача дел в кадровой службе

ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»); — журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»); — приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.; — приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.
Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:


  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности.

Порядок передачи дел при увольнении сотрудника

Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:


  • формат А4 (210 × 297 мм);
  • каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
  • из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
  • ориентация страницы – книжная;
  • если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года. 2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).
3. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа. 5. Скворцов С приказом ознакомлены: Начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

Передача дел при увольнении сотрудника

Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: — соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; — системы электронного хранения и защиты персональных данных работников. Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать. Оформляем акт приема-передачи документов После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно. В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления. Примечание.

Передача дел при увольнении сотрудника образец


Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Опись принимаемых документов Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П. №п/п Наименование дела/документа Реквизиты дела/документа Количество листов в деле/документе Наличие дела/документа в электронном виде Примечание 1 Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года Папка № 4-ОСА 67 листов В наличии на локальном компьютере В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа 2 Положение об Общем собрании акционеров от 15 января 2011 года, редакция № 2 28 листов Отсутствует – При приеме дел и документов мной выявлено: 1.

Передача дел при увольнении сотрудника шаблон

Зачем нужно передавать и принимать дела? Дела и документы передают:


  • чтобы рабочий процесс не прерывался;
  • чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
  • чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  • чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  • В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  • уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  • длительная командировка;
  • временная нетрудоспособность;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение (по различным основаниям);
  • в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.

Передача дел при увольнении сотрудника рб

В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: — создание комиссии; — проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; — составление актов приема-передачи дел. Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

helpcredits.ru

В каких случаях составляют?


В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны.

Передача дел при увольнении сотрудникаЛучше всего, когда дела принимает по акту преемник покидающего предприятие специалиста, но это возможно, если на освобождающееся место перемещают другого сотрудника, принять нового работника часто не представляется возможным из-за отсутствия вакансии. Дела приема — передачи может осуществить другой компетентный работник, ФИО которого укажут в приказе по предприятию, или сам руководитель организации, или заместитель одного из первых лиц.

Акт передачи дел при увольнении составляется в таких случаях:

  1. прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);
  2. уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

Форма документа

Такой акт составляется в произвольной форме, зависящей от количества дел, которые подлежат передаче. Важно знать, что срок, за который необходимо требовать от меняющего работу члена коллектива, составляет от 3-х до 5 лет, но не менее 3-х.

Что должно быть в нем указано?

Для наглядности принято бумагу о приемке в части перечисления передаваемых папок, бумаг оформлять в виде таблицы, иногда предпочитают список папок прикладывать к акту как отдельное приложение. Вверху слева располагают надпись: «Утверждаю», ниже – место для подписи с указанием ФИО и должности руководителя предприятия. По центру ниже размещают название акта, причем необходимо внести полное наименование фирмы. Обязательно должны содержаться такие сведения:

  • дата;
  • пункт, где совершается процесс приемки дел;
  • данные об участниках – кто сдает, кто принимает, их ФИО и должности;
  • наличие претензий или их отсутствие;
  • фразы, свидетельствующие о том, что документы переданы в соответствии с перечнем;
  • не просто подписи, а «дела передал» и «дела принял», «претензий не имею».

В таблице указывают наименование дел, крайние периоды, охваченными этими бумагами в папке, количество папок. Если какой-либо документ отсутствует, то важно зафиксировать это в акте.

Передача дел при увольнении сотрудникаНехватка денег, ценных бумаг, документов строгой отчетности и иные недостатки также обязательно должны быть отражены, если такие прискорбные факты будут выявлены. Те, кто присутствовал при оформлении сдаточного документа, особенно, если это члены комиссии, назначенной приказом по организации, также должны быть в нем упомянуты.

По сути, акт приемки – опись всего того, что предъявляется увольняющимся сотрудником преемнику, в подробном составлении которой заинтересовано и предприятие, и сам покидающий фирму работник. Если будет судебное разбирательство по факту хищения, то этот документ окажется весьма кстати.
Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении руководителя организации

Какие бумаги следует запрашивать?

Испрашиваемые темы зависят от сферы деятельности увольняющегося должностного лица. Если это работник бухгалтерии, то потребуется передать:

  • документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;
  • налоговые документы;
  • квартальные, годовые отчеты;
  • реестр дебиторской и кредиторской задолженностей;
  • журналы учета, кассовые книги и пр.;
  • наличные деньги;
  • первичные бумаги по бухучету;
  • чековая книжка, бланки доверенностей;
  • печати, штампы, ключи от сейфов и т.п.;
  • уставные бумаги фирмы, ценные бумаги и пр.


При расставании с кадровиком следует запросить от него:

  1. приказы, распоряжения;
  2. трудовые книжки;
  3. личные дела работников;
  4. графики отпусков;
  5. табели учета рабочего времени и т.д.

В случае уходы с фирмы ИТР-сотрудника, ему придется сдать:

  • Передача дел при увольнении сотрудникачертежи, эскизы, проектные решения;
  • согласования с проектной организацией на замену материалов, конструктивных узлов и пр.;
  • переписку с заказчиками, протоколы совещаний;
  • акты выполненных работ;
  • акты на скрытые работы;
  • акты передачи фронтов работ;
  • планы на месяц, квартал, графики производства работ;
  • нормативную документацию и т.п.

Если инвентаризационные описи составляются по данным материальной части бухучета, то дела, с которыми повседневно работают ИТР, нигде не числятся, однако без них производственный процесс будет буксовать, так как преемник не сможет быстро сориентироваться.

Передав все, чем ведал по своим должностным обязанностям, увольняющийся сотрудник получает на руки акт, в котором зафиксировано отсутствие претензий, а компания продолжает функционировать без всяких сбоев, отсутствие рассчитавшегося человека будет менее болезненным. Акт следует составить как можно подробнее, чтобы исключить малейшие вопросы.

moyafirma.com

Нормативная база

Следует помнить о том, что все обязанности работников регулируют условия трудовых договоров и должностные инструкции. Даже нормы ст. 60 ТК РФ запрещают работодателю требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией). Поэтому о перспективе будущего увольнения необходимо подумать еще в момент трудоустройства и прописать в этих двух документах все необходимые условия. При этом не забывайте о том, что действие контракта и всех инструкций заканчивается в последний рабочий день. Поэтому все необходимые мероприятия необходимо спланировать так, чтобы все успеть до этой даты.

Образец плана передачи дел при увольнении

Для того чтобы ничего не упустить, нужно тщательно все спланировать. Основные стадии при сдаче должностных полномочий и материальных ценностей выглядят так:

  1. Работник написал заявление об увольнении.
  2. Руководство организации издает приказ о назначении инвентаризации дел и вверенного ему имущества (проверки).
  3. Проведение инвентаризации (проверки).
  4. Сличение фактических показателей с учетными.
  5. Передача всех дел уполномоченному лицу или новому работнику.
  6. Составление и подписание акта о передаче дел.
  7. Расчет с уволенным сотрудником.

В качестве сопутствующих документов можно задействовать акт приема-передачи документов, если, например, работу покидает бухгалтер или кадровик. Это позволит убедиться в наличии и нормальном состоянии учетной документации, а также систематизировать ее. Поэтому такой акт должен не просто зафиксировать факт передачи бумаг новому должностному лицу, но и прояснить для него регламент работы фирмы и конкретного подразделения.

Ответственность

До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.

ppt.ru

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел — процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы — в статье.

Каким целям служит передача дел?

Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения. То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей. Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой «стиль» работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он. Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения. Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами. Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее — ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика — наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера — провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена. Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами. В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться. К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, чья обязанность отчитаться перед работодателем установлена на законодательном уровне. Например, к ним относится главный бухгалтер. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) указано, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Однако нельзя задерживать увольнение главного бухгалтера из-за отсутствия кандидата на освободившуюся должность, из-за задержки сдачи дел, наступления сроков составления квартальной (годовой) отчетности и пр.

Как мы уже говорили, именно работодатель, а не работник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел. Работник не обязан являться на предприятие для передачи дел после своего увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы «рассказать» о состоянии дел преемнику, который занял его место по истечении определенного времени после его увольнения. То есть последний день, когда должен быть решен вопрос о передаче дел, — это день увольнения работника.

Законодательство РФ не допускает возможности «задерживать» увольнение любого работника, вплоть до руководителя. Поэтому уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не имеет права задерживать увольнение руководителя по причинам неразрешенных коммерческих (финансовых, организационных и пр.) вопросов: этими проблемами займется уже его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от передачи дел будет правомерен. Часть 5 ст. 80 ТК в полной мере распространяется на руководителя — по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как можно оптимизировать передачу дел?

Думается, что организовать прием-передачу дел должен сам увольняющийся руководитель в порядке и сроки, согласованные с вновь избранным руководителем. Заметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством РФ не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества либо уполномоченного им лица. Причем руководителю, как правило, мало передать документацию, материалы, планы работы и т. п. Ревизионная комиссия или аудитор общества вправе ходатайствовать о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая может растянуться не на один день. Обратите внимание: вручение ключей от кабинета, печатей, учредительных документов и прочих «атрибутов власти» не символизирует факт вступления нового руководителя в должность.

Более того, в одной и той же организации параллельно не могут «сосуществовать» два руководителя: прежний и новый. Это бывает тогда, когда нового руководителя принимают на работу еще до даты увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы «войти в роль», оценить состояние дел на предприятии, уточнить проблемы и т. д. Действительно, чтобы эффективно выполнять управленческие функции, первому лицу предприятия необходимо намного больше времени для понимания сущности и особенностей работы, чем любому другому работнику. Конечно, это удобно, когда один гражданин «подсказывает» другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. д. Поэтому некоторые предприятия практикуют установление некоторого периода, когда прежний руководитель знакомит своего правопреемника с особенностями работы предприятия. При этом прежнего руководителя не увольняют, а на нового уже имеются документы о приеме на еще занятую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одну и ту же должность, т. е. налицо «двоевластие». Весьма сомнительно, что найдется предприятие, где будет две штатные единицы, например генерального директора. Тем более что по закону руководитель — единоличный исполнительный орган, у него не может быть «равного». Значит, один генеральный директор — лишний. Действительно, до тех пор пока прежний руководитель не уволится на законном основании, принять нового нельзя. Вновь избранный руководитель до окончания срока полномочий предыдущего имеет право посещать предприятие, знакомиться с делами и т. д. Но это не значит, что возникает необходимость его оформления на работу. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатной должности, то он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, затраченного на участие в процедурах передачи дел. То есть вновь избранный руководитель должен дожидаться, когда истечет срок полномочий его предшественника.

Вместе с тем надо заметить, что будущий работник участвует в процедурах приема-передачи дел в добровольном, а не принудительном порядке. Чтобы такое лицо не уклонялось от подобного мероприятия, целесообразно заключить с ним трудовой договор заблаговременно, до выхода на работу, а обязанность принять участие в передаче дел зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Ведь, согласно ч. 3 ст. 68 ТК, работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, ознакомившись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок передачи дел, и подписав трудовой договор, новый специалист уже не будет иметь возможности не участвовать в подобных процедурах или уклоняться от участия в них.

Однако надо иметь в виду, что участие в процедурах передачи дел для преемника носит безвозмездный характер. Вот почему это лицо не заинтересовано в том, чтобы мероприятия затягивались либо переносились на другой срок. Ведь никто не оплатит время, в течение которого бывший работник передавал дела, подсчитывал папки с документами, рассказывал новому о проблемах, существующих на предприятии.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Знакомство с состоянием дел, результаты работы комиссии влекут серьезные последствия. Ведь если после приема-передачи дел будет выявлено отсутствие (нехватка) каких-либо документов, материалов и т. д., то сложно будет доказать, что в этом виновен уволившийся работник. С другой стороны, увольняющийся работник должен быть заинтересован в тщательном фиксировании всего хода мероприятия с тем, чтобы впоследствии его не обвинили в пропаже папок с документами, брошюр, каталогов и т. п.

Если увольняется материально ответственный…

Наиболее актуальным для работодателя является возврат товарно-материальных ценностей, когда увольняется материально ответственное лицо. Ведь материально ответственные лица принимают на себя обязательство обеспечить сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей и возместить без каких-либо ограничений ущерб, причиненный по их вине работодателю.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»

(ООО «Лето»)

ПРИКАЗ

по основной деятельности N 20

14 июля 2012 г. Москва

Об организации приема-передачи дел

и документации

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В. И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А. В., составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В. И. и начальника отдела кадров Комельковой Н. Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А. В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А. В. вручить Бариновой М. Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н. Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А. В., Бариновой М. Н., заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н. Т.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ред. от 24.12.2010) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел). Действительно, инвентаризация имеет целью выявить фактическое наличие имущества и сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета.

Увольняющийся работник в ходе инвентаризации должен сдать вверенные ему на период работы товарно-материальные ценности лицу, назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации, или новому работнику, принимающему эти ценности под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Разумеется, инвентаризацию необходимо организовывать заблаговременно — за несколько дней до ухода работника. Ведь работник вправе на законном основании отказаться участвовать в инвентаризации, если решение о ее проведении вынесено после даты, которой установлено прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации проведения инвентаризации на предприятии должен действовать отлаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов необходимо в первую очередь пользоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором всегда сможет отразить свою специфику проведения инвентаризации, детализировать отдельные процедуры и зафиксировать нюансы.

Задача организовать инвентаризацию лежит на работодателе. Конкретно этой работой занимается руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по проведению инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем издания распорядительного документа. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Заинтересованность в проведении инвентаризации должен проявить главный бухгалтер. Ведь главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать строгое соблюдение финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств; законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь (п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Поэтому увольнение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Для приема-передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ (распоряжение). В нем должны быть урегулированы следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи товарно-материальных ценностей, порядок подведения итогов инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризацию будет проводить не постоянно действующая, а рабочая комиссия). Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_____________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 — 18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Оптимизируем проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»

(ООО «Лето»)

ПРИКАЗ

по основной деятельности N 5

12 июля 2012 г. Москва

Об организации приема-передачи учетной складской документации

и инвентаризации товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию 16 июля 2012 г. кладовщика склада Смирнова И. П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 июля 2012 г. прием-передачу учетной складской документации и инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе ООО «Мир».

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. начальнику склада Корнилову В. И.

3. Для осуществления приема-передачи документации и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель — коммерческий директор Орлов В. А.;

члены комиссии: начальник склада Корнилов В. И.;

кладовщик Смирнов И. П.;

кладовщик Воронин А. Н.;

бухгалтер Валяева Н. С.

4. Результаты приема-передачи учетной складской документации и инвентаризации товарно-материальных ценностей оформить актом с приложением инвентаризационных описей и представить на подпись генеральному директору 16 июля 2012 г.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

С приказом ознакомлены:

__________________ И. П. Смирнов ____ июля 2012 г.

__________________ В. И. Корнилов ____ июля 2012 г.

__________________ В. А. Орлов ____ июля 2012 г.

__________________ А. Н. Воронин ____ июля 2012 г.

__________________ Н. С. Валуева ____ июля 2012 г.

Библиографический список

1. Панина П. Г. Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. 2012. N 3.

2. Аношина И. Инвентаризация — когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? // Финансовая газета. 2012. N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские ведомости. 2011. N 11.

4. Давыдова А. Ю. Проводим инвентаризацию // Руководитель автономного учреждения. 2010. N 10.

С. Борисова

Менеджер по персоналу

ООО «Элана-Логистик»

Подписано в печать

13.06.2012

hr-portal.ru

Порядок передачи дел в новые руки

На новом рабочем месте

Когда человек уволился, то иногда ему надо отчитаться о том, на какой стадии находятся дела, которыми он занимался до ухода. Вместе с этим также проводится передача дел преемнику. Но если бывший подчиненный не успел направить свои рекомендации и информацию по работе новому сотруднику, то начальник не имеет права задерживать первого на его месте после расчета и выхода приказа.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия.

Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

  1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
  2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
  3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
  4. Направить документацию преемнику.
  5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
  6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

Если человек, который увольняется, не успел передать документацию, и преемника еще не нашли, то эти дела возлагаются на руководителя или на другого работника. Во втором случае на подчиненного нужно оформить приказ о совмещении должностей, и назначить прибавку к зарплате.

Особенности заполнения приказа о передаче дел

Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации. В правовых актах не сказано, что это необходимо, поэтому четких требований по составлению указа нет.

Общая структура приказа:

  1. В шапке документа наименование компании, город, число и номер распоряжения.
  2. Название указа (о приеме-передаче дел).
  3. Причина выпуска распоряжения (расторжение контракта, смена должности и так далее).
  4. ФИО отдающего и принимающего.
  5. Время, в которое надо передать дела.
  6. Место, отведенное для этого (приемная, кабинет).
  7. ФИО человека, который отвечает за процесс и составил акт о передаче.
  8. Число, в которое документ о перенаправлении дел должен быть готов.

Кроме того, в список входят следующие пункты:

  1. Опись бумаг.
  2. Результаты проверок, анализов рабочих документов и оборудования, которые были проведены.
  3. Подпись и полное имя генерального руководителя, а также всех людей, которые были указаны в распоряжении о передаче.

Это стандартная форма приказа, в зависимости от направленности организации могут добавляться другие разделы.

Нюанс! Максимальный период, который может быть отведен на передачу дел – это 3 месяца.

Максимальный срок на передачу текущих рабочих процессов обычно устанавливают, если компания переходит к другому владельцу, а тот имеет право расторгнуть контракт с руководством и бухгалтерами через 3 месяца после вступления в права собственности в соответствии с 75-й статьей ТК РФ.

Содержание акта

Данная бумага также не имеет четко определенного плана составления, по сути это опись совершенных действий в компании. Для подтверждения последних используются дополнительные документы.

Что должно быть отражено в акте:

  • ведение чековой и кассовой книг;
  • составление бухгалтерского учета;
  • условия хранения денег;
  • составление договоров, выписок из банка;
  • как подавался бухгалтерский отчет в инстанции;
  • список проведенных денежных операций (чеки, векселя, и так далее).

В зависимости от специфики компании, в акте могут отражаться и другие данные. Некоторые примеры этой бумаги содержат информацию о состоянии оборудования на момент направления дел.

Акт приема и передачи документов при увольнении составляют члены, которые входят в комиссию, их назначает директор компании. Полный список имен этих людей должен быть указан в документе.

Для справки! Если прилагающихся бумаг много, то страницы нужно пронумеровать.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

РуководительНа некоторых вакансиях люди должны осуществлять перенаправление документации новому сотруднику по окончании своей работы. В большинстве случаев передача дел – процесс формальный, и не обязательный.

Должности, при уходе с которых люди должны направлять дела преемникам:

  • руководитель;
  • служащий кадрового отдела;
  • главный бухгалтер (4-я часть, 4-я глава Федерального закона 402);
  • подчиненный, за которым закреплена материальная ответственность;
  • директор отдела.

Однако, даже если сотрудник, работающий на одной из должностей, не успел передать все дела, то продолжать это делать после выхода приказа и расчета он не обязан.

finhow.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector