Приказ о передаче документов

Приказ о передаче документов

Оформление приема-передачи кадровых документов

Читайте в статье:

  • В каких случаях у работодателей возникает необходимость оформить прием-передачу кадровых документов, а также трудовых книжек работников
  • Каков порядок оформления приема-передачи кадровых документов

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОФОРМЛЯЕТСЯ ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Трудовое законодательство прямо не регламентирует обязанность работодателя по оформлению приема-передачи кадровой документации. Вместе с тем, с точки зрения организации кадрового документооборота оформление такой процедуры целесообразно.

Необходимость передачи кадровых документов может возникнуть, в частности, в следующих случаях:

  • при увольнении работника кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала) или другого работника, который вел кадровое делопроизводство у работодателя (например, бухгалтер, секретарь, делопроизводитель и т. п.);
  • передаче функций по ведению кадрового делопроизводства от работника, который выполнял их ранее, в кадровую службу (отдел кадров, отдел персонала), которая создается в организации;
  • передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней организации по договору об оказании услуг (договору аутсорсинга).

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для оформления приема-передачи кадровых документов необходимо:

1. Подготовить кадровые документы, дела и трудовые книжки работников для передачи (пересчитать их, составить опись).

2. Создать комиссию по приему-передаче кадровых документов и провести их проверку.

Комиссия создается приказом руководителя организации (уполномоченного им лица) (пример 1), которым также целесообразно утвердить ее персональный состав (с указанием должностей и Ф. И. О. ее членов). В состав комиссии, принимающей кадровые документы, желательно включить работников, обладающих достаточными профессиональными знаниями и опытом, благодаря которым они могут надлежащим образом оценить состав передаваемых документов, наличие в них ошибок, отсутствие необходимых сведений и т. п. (например, начальник юридической службы, бухгалтер, специалист по кадрам).

Комиссия проверяет состав кадровой документации и правильность ее оформления.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы.
годня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.


Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.

В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

    комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.


В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

Приложение 1

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации

Приказ о передаче документов

Приложение 2

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Приказ о передаче документов

Приложение 3

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Приказ о передаче документов

Приложение 4

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Приказ о передаче документов

Законодательная база


Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел


Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

  1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
  2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
  3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
  4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
  5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

Приказ о передаче документов
Приказ о передаче документов ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

  1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
  2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
  3. Проводится инвентаризация.
  4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
  5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
  6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

  1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
  2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
  3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
  4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
  5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
  6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
  7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
  8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
  9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
  10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).


Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Источник: daniladunaev.ru

Кто обязан передавать дела

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Скачать

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Скачать

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Источник: clubtk.ru

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

Акт приема-передачи документов

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Источник: assistentus.ru

Зачем издается распоряжение?

Официально подтверждается, что полномочия приняты от работника, который решил уволиться либо уйти в отпуск. Ведь должностные инструкции и трудовой контракт лишь в общих чертах показывают, какие обязанности должен выполнять работник. Акт помогает определить истинный объем обязанностей. Приказ о передаче дел при уходе в отпуск и увольнении подтверждает, что специалист передал свои документы и всю необходимую для работы информацию.

Шесть основных причин для составления акта:

  1. Избежать перерывов трудового процесса.
  2. Не допустить недоразумений, связанных с поиском документов и важной информации.
  3. Наладить контроль над надлежащим выполнением обязанностей специалиста, который покинул свое рабочее место.
  4. Выяснить, какое количество обязанностей возлагается на нового сотрудника.
  5. Зафиксировать количество переданных документов.
  6. Разграничить ответственность между специалистами.

Существует несколько случаев, когда обязательно издается такое распоряжение и осуществляется передача дел в связи с увольнением. Но полномочия можно делегировать не только при уходе с должности.

Совет! Если служащий уходит в отпуск или длительную командировку, руководителю лучше проследить за делегированием полномочий.

Этот шаг позволит более эффективно организовать работу.

Для каких сотрудников необходимо оформить распоряжение

Существуют должности, где обязательно нужно оформить документ о приеме полномочий у увольняющегося работника.

Документальное оформление необходимо:

  1. Когда уходит руководитель компании. Директор – это человек, который владеет правом первой подписи. У него в руках информация, от которой зависит работа организации, печать. Поэтому в день увольнения нужно обязательно принять у него дела и составить акт.
  2. При смене главного бухгалтера обязательно нужно проверить передаваемые дела. Он несет ответственность за сохранность бухгалтерской отчетности.
  3. Если освобождается от должности специалист отдела кадров, тоже нужно заполнить бланк. Руководство кадрового отдела и остальные сотрудники отвечают за сохранность кадровой документации.
  4. Если увольняется кассир или другое материально ответственное лицо.

Распоряжение нужно составить до даты освобождения работника от должности.

Алгоритм составления приказа

Отсутствует правовой акт, определяющий форму приказа. Поэтому в организации нужно издать внутренний акт и утвердить форму бланка.

Пример изданного приказа.

В образце приказа о передаче дел нужно указать:

  1. Дату и место составления.
  2. Основание для издания.
  3. Должность, ФИО ответственных.
  4. Иные важные моменты.
  5. В завершение руководитель ставит подпись, заверяет печатью.

Нюансы, зависящие от должности увольняющегося

Рекомендуется заранее издать документ, чтобы регламентировать процедуру. В приказе определить процедуру делегирования полномочий, назначить ответственных сотрудников.

Увольнение директора

Старый и новый руководитель подписывают акт приемки. Документ конкретизирует состояние дел компании, содержит перечень делегируемых полномочий. Руководитель, который покидает свой пост, ставит подпись под приказом.

Источник: zarabativaem.com

Зачем нужна передача дел

Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.

Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.

Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:

  • дата составления;
  • место издания;
  • регистрационный номер формуляра;
  • перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
  • суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
  • подпись директора и печать фирмы.

Приказ о передаче документов

Процедура передачи дел позволяет решить такие задачи:

  • обеспечение непрерывности трудовой деятельности во всех сегментах;
  • проверка на наличие всей необходимой документации;
  • анализ качества трудовой деятельности увольняемого работника;
  • оценка объема предстоящей работы новопринятого специалиста.

Когда передача дел обязательна

Документальное подтверждение факта приема-передачи дел необходимо, если высвобождаемая должность предполагает наличие материальной ответственности. Эта норма актуальна для кассиров, кладовщиков. Без официальной процедуры передачи дел не обойтись и в ситуации, когда:

  • о желании уволиться заявил директор фирмы;
  • высвобождается должность главного бухгалтера (в такой ситуации рекомендуется не ограничиваться актом приема-передачи дел, а провести полноценную проверку бухгалтерской отчетности, учета, можно привлечь независимого аудитора);
  • увольняется инспектор по кадрам или руководитель кадрового отдела, которому вменено в обязанность обеспечивать сохранность кадровой документации.

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ о передаче дел при увольнении. Образец можно скачать бесплатно на сайте.

Приказ о передаче документов

 

Источник: blogkadrovika.ru


Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector